敬老会の案内状を作る時の注意点、例文【無料ダウンロード】

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秋の準備が始まる9月。そろそろ敬老の日が近づいてきましたね。

 

各地域で敬老会などの催し物を行う際、様々な人を招待するための案内状を作成するのもなかなか大変だと思います。

 

そこで今回は、どのような人に送っても間違いない!敬老会においての案内状の書き方や文例をご紹介したいと思います。

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敬老会の案内状を作る時の注意点


まず、敬老会の案内状は様々な年齢の方に送ることになるため、どの世代でも理解できるようなわかりやすい文章を心掛けることが大前提です。

 

見た目や文章を凝りたいという考えもわかりますが、まずは”何を目的としたものか”をわかりやすく簡潔に作ることを心掛けましょう。

 

 

次に日時や場所をはっきりと明記することです。また、ただ明記するだけではなく、全体から見てもどれが日時でどれが場所なのかわかるような文面にしておいた方が読み手も理解しやすいです。また、敬老会に対しての質疑応答対策に、担当者の名前や連絡先も一緒に載せておくと対応しやすくなると思います。

 

 

そして案内状の返事を聞く際の方法を決めておきましょう。

 

案内状を送るだけというところもあるとは思いますが、参加者の管理がしやすくなると観点から、相手の返事をもらう方法をあらかじめ決めておきます。

 

 

主に使われるのは”往復はがき”か”返信用封筒を一緒に入れる”の2つになるでしょう。自分の伝えたい文章や管理のしやすさを考えながら、どのような形をとるか先に決めておいた方がいいと思います。

(往復はがきの図 往信用が青切手【上】 返信用が緑切手【下】)

 

往復はがきの場合は、往信用(青切手)の部分に”参加される方の名前や住所などを記載し、右側に敬老会への”ご出席”や”ご欠席”、ご署名やご住所、伝言欄を記入します。一方返信用(緑切手)側には、敬老会担当者の名前や住所を記載し、右側には案内状の内容を記入しておきます。

 

こうすることで、返信する際に真ん中をはさみで切れば普通のはがきとして返信することが出来ます。上の図は敬老会の物ではありませんが、位置を置き換えていただければ大丈夫です。

 

 

一方返信用封筒の方ですが、上記にある返信用はがきの内容を普通のはがきに記載したものを用意し、そのはがきと返信用封筒を案内状と一緒に送ればいいです。

 

 

また担当者が訪問して返事をいただくという方法も取られているとのことです。その方法の際は、口頭で聞いてメモを取るや出席票などを作り相手に記入してもらうなど自分の管理がしやすい形をとりましょう。

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敬老会の案内状の例文

上記もあるように、どういう方法で案内状を送るかによって文章は変わってきます。

往復はがき

最初は往復はがきの場合です。はがきなので記載するスペースが狭いこともあるため、必要最低限のことだけ記入するようにしましょう。

また目が不自由な方もいるため、文字の大きさを確保するためにできるだけの配慮をすることも大事だと思います。

 

案内状(縦書き)【返信用右側】※1

拝啓(上揃え)

残暑厳しい折、皆様においてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。(上揃え)※2

さて、今年も恒例となりました「○○会」の開催を左記の予定でお知らせいたします。(上揃え)

皆様のますますのご健康をお祝いするとともに、楽しいひと時をお過ごしいただければと思います。(上揃え)

本年度は様々な企画もご用意いたしましたので、そちらも併せてお楽しみください。(上揃え)

○○町内会会長 ○○ ○○(下揃え)

敬具(下揃え)
令和〇年〇月○○日(上揃え)

記(中央揃え)

日 時  ○月○日午前○時~○時(上揃え)

場 所  ○○町公民館(上揃え)

電 話  ○○-2345-6789(上揃え)

交 通  ○○駅東側歩いてすぐ(上揃え)

なお、お手数ではございますが、返信用はがきに記載されているご出席の有無を、〇月○○日までにお知らせいただきますようお願いいたします。(上揃え)

敬老会担当 敬老 太郎 電話 ○○-××××-△△△△(下揃え)

以上(下揃え)

あとは往信面の左側に、”参加される方のご住所 お名前 差出人の住所・名前”を記載し、右側に、”平成〇年度 敬老会に ご出席 ご欠席 ご住所 ご署名 伝言欄”と記載します。

返信面には、左に、敬老会担当者の住所・名前(○○行)と記入します。

※1書き方は縦書きでも横書きでも構いません。
※2敬老会の内容によっては砕けた季節の挨拶でも可。

返信用はがきと返信用封筒

もう一つ返信用封筒を使った場合の案内状の例文をご紹介します。
こちらはA4用紙の紙を案内状に使うため、あまり文字が細かくならず見やすくなると思います。また案内状のデザインを凝りやすいこともあり、見るだけでも楽しい雰囲気にさせてくれる案内状が作成できるでしょう。

案内状(横書き)

氏名 様(左端)

令和〇年〇月○○日(右端)

令和〇年度敬老会開催のご案内(中央)

主宰者名(右端)

秋風が立ちはじめ、朝晩としのぎやすいころとなりましたが、皆様はいかがお過ごしでしょうか。(左端)

さて、今年も敬老会の季節がやってまいりました。皆様のご健康とご長寿に末永い敬意を込めまして、下記の通りに開催いたします。(左端)

ぜひ皆様のご参加を心よりお待ちしております。(左端)

記(中央)

1.開催日  令和〇年×月△△日(左端)

2.場 所  ○○ホール(左端)

3.電 話  ○○-0101-0101(左端)

4.日 程  開始時間 午前10時(9時30分から受付開始)(左端)

式典:10時~   演芸:午前10時30分~

5.会 食 正午~午後2時(1時よりイベントがあります)(左端)

なお準備の都合上、誠に勝手ながら〇月○○日までに同封された返信用はがきにご出席の有無を記入していただき、返信用封筒に入れ投函いただきますようお願い致します。(左端)

敬老会担当 ○○ ○○  連絡先 ○○-9999-9999(右端)

以上(右端)

〈返信用はがき〉
表面には敬老会担当の住所・名前(○○行)の宛先を記載し、裏面には、”平成〇年度 敬老会に ご出席 ご欠席 ご住所 ご署名 伝言欄”と記載します。

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まとめ

今回は敬老会の案内状の書き方についてご紹介いたしました。敬老会はご高齢の方はもちろん、参加される様々な方にとても楽しいイベントとなっています。

 

この案内状はそんなイベントの玄関口です。送る相手に”楽しみ”が届く案内状を作りたいものですね。

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